ARCHIVACE DOKUMENTŮ
Zbavte se plných skladů i starostí s legislativou. Nabízíme kompletní správu a uložení firemních písemností v certifikované komerční spisovně splňující nejpřísnější bezpečnostní kritéria.
Divize služeb
ARCHIVACE DOKUMENTŮ
BEZPEČNÉ, ZÁKONNÉ A ÚSPORNÉ ULOŽENÍ FIREMNÍCH DOKUMENTŮ
Zbavte se plných skladů i starostí s legislativou. Nabízíme kompletní správu a uložení firemních písemností v certifikované komerční spisovně splňující nejpřísnější bezpečnostní kritéria. Snížíme vaše náklady na archivaci až o 33 % a zajistíme bleskový přístup ke každému spisu on-line.
MAXIMÁLNÍ BEZPEČNOST A OCHRANA DAT
Oblast ochranyZabezpečení a standard
Fyzická ostrahaSpisovna napojena 24/7 na Pult centrální ochrany (PCO)
Technické zabezpečeníElektronická zabezpečovací (EZS) a požární signalizace (EPS)
Klimatické podmínkyDepozitáře s řízenou stálou teplotou a optimální vlhkostí vzduchu
Digitální bezpečnostKaždodenní šifrované zálohy databáze i veškerých pohybů v systému
Soulad s právem100% plnění požadavků zákona o archivnictví a nařízení GDPR
Jak probíhá proces externí archivace
Vstupní audit:Náš odborný konzultant provede analýzu současného stavu vaší spisové služby a navrhne optimální postup.
Bezpečný odvoz:Dokumenty v jakýchkoliv stávajících nosičích (šanony, přepravky, krabice) bezpečně naložíme a přepravíme do naší spisovny.
Evidence a legislativní kontrola:Písemnosti zkontrolujeme, zaevidujeme a v souladu se zákonem a GDPR doplníme přesné skartační lhůty.
Vrácení původních obalů:Dokumenty vyjmeme z původních šanonů (i boxů a prázdný) kancelářský materiál vám vrátíme k dalšímu použití.
Uložení v alkalických boxech:Svazky ukládáme do certifikovaných alkalických archivních krabic, které chrání papír před stárnutím, prachem, výkyvy teplot i světlem.
Výhody pro vaši firmu
Úspora nákladů až 1/3:Díky optimalizovanému uložení a vrácení šanonů výrazně zredukujete výdaje za kancelářské prostory i materiál.
On-line aplikace ArchiX:Všechny archivované složky máte přehledně evidované na jednom místě. Požadovaný dokument dohledáte během několika minut.
Okamžitá digitalizace na vyžádání:Potřebujete nahlédnout do spisu? Přes aplikaci zažádáte o scan a máte ho obratem k dispozici bez čekání na fyzický kurýr.
Automatická skartace bez starostí:Systém každý rok vygeneruje seznam písemností s prošlou skartační lhůtou. Po vašem schválení zajistíme protokolární odbornou skartaci.
Mám zájem o více informací
Vyplňte formulář níže a náš tým se vám ozve nejpozději do 24 hodin.